Con la autorización del tratamiento de datos personales el titular de los mismos acepta los términos de la presente política. SERPEL S.A.S. Es respetuosa de los datos personales e información que le suministran sus clientes actuales, pasados y potenciales. En la presente Política de Privacidad, se establecen las finalidades, medidas y procedimientos de nuestras bases de datos, así como los mecanismos con que cuentan los titulares para conocer, actualizar, rectificar, suprimir los datos suministrados o revocar la autorización.
1.RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS. El responsable del tratamiento de datos personales es XIMENA POSADA REYES. Los siguientes son sus datos de contacto:
- a) Domicilio: Bucaramanga
- b) Dirección: Carrera 33 No 49 – 35 Centro Comercial Cabecera Segunda Etapa, Oficina 208 Bucaramanga
- c) Correo electrónico: administracion@serpel.net
- Número de teléfono: (57- ) 6474460
- Celular: 3212050040
2.FINALIDAD DE LA BASE DE DATOS. La base de datos tiene como finalidades principales afiliaciones del personal al sistema de seguridad social, pago de nóminas, pago de proveedores, desarrollar el sistema de gestión en seguridad y salud en el trabajo, controlar los activos, controlar la información, realizar los movimientos contables y financieros, pago de impuestos, reporte ante las entidades del estado de retenciones en la fuente, organización y logística de proveedores, manejo del cliente, y cualquier otro con el fin de desarrollar el objeto social de SERPEL S.A.S.
3.DATOS PERSONALES. La información objeto de tratamiento por parte de SERPEL S.A.S. En adelante en este documento “Datos personales”, es aquella que suministran los Titulares, cuando acceden a sus bienes y/o servicios, o con ocasión de los mismos, tales como: nombre, apellidos, identificación, edad, sexo, teléfono, dirección física y electrónica, país, ciudad y demás datos necesarios que le sean solicitados en el proceso de registro, los cuales en el caso de la información sobre los hijos de los trabajadores para afiliaciones a cajas de compensación familiar son de carácter sensible y estos datos serán los únicos datos sensibles que se podrán solicitar de acuerdo a los términos de ley.
SERPEL S.A.S. No recopilará datos considerados como Datos Sensibles según lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, como son, datos que revelen el origen racial o étnico, la orientación
4. AUTORIZACIÓN PARA RECOLECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Y OTRA INFORMACIÓN. Mediante la autorización por escrito, el Titular autoriza expresa o inequívocamente a SERPEL S.A.S, para recolectar datos personales y cualquier otra información que suministre, así como para realizar el tratamiento sobre sus datos personales, de conformidad con esta Política de Privacidad y la ley.
5. TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES ALMACENADOS EN LAS BASES DE DATOS DE SERPEL S.A.S.
SERPEL S.A.S. Solo usará, procesará y circulará los datos personales para las finalidades descritas y para los tratamientos autorizados en esta Política de Privacidad o en las leyes vigentes. En adición a lo mencionado en otras cláusulas, cada TITULAR expresamente autoriza a SERPEL S.A.S. Para la recolección, uso y circulación de sus datos personales y otra información para los siguientes propósitos:
i. Establecer comunicación entre SERPEL S.A.S. Y el TITULAR para cualquier propósito relacionado con las finalidades que se establecen en la presente política, ya sea mediante llamadas, mensajes de texto, correos electrónicos y/o físicos.
ii. Auditar, estudiar, analizar y utilizar la información de la Base de Datos para diseñar, implementar y desarrollar programas, proyectos y eventos.
iii. Auditar, estudiar, analizar y utilizar la información de la Base de Datos para la socialización de políticas, proyectos, programas, resultados y cambios organizacionales.
iv. Cuando la información deba ser revelada para cumplir con leyes, regulaciones o procesos legales, para asegurar el cumplimiento de los términos y condiciones, para detener o prevenir fraudes, ataques a la seguridad de SERPEL S.A.S. ó de otros, prevenir problemas técnicos o
v. Los demás descritos en la presente política o en la Ley.
6. INFORMACIÓN Y DATOS DE MENORES DE EDAD. SERPEL S.A.S. Almacena, y realiza tratamiento alguno de datos personales de menores de edad. Solo para realizar las afiliaciones a la seguridad social y a la cajas de compensación familiar, si por algún fraude o error, se llega a tener almacenada información de un menor de edad que no sea para este fin, ésta será suprimida de nuestras bases de datos de forma inmediata, una vez se conozca que el dato pertenece a un menor de edad.
7. ALMACENAMIENTO DE DATOS PERSONALES. El Titular autoriza expresamente a SERPEL S.A.S. para que éste lo almacene de la forma que considere más oportuna y cumpla con la seguridad requerida para la protección de los datos.
8. MEDIDAS DE SEGURIDAD: SERPEL S.A.S. Se compromete al uso correcto y tratamiento de los datos personales, evitando el acceso no autorizado de terceros que permita conocer o vulnerar, modificar, divulgar y/o destruir la información que reposa en sus bases de datos. Por tal motivo, SERPEL S.A.S. Cuenta con protocolos de seguridad y acceso a sus sistemas de información, almacenamiento y procesamiento incluidas medidas físicas de control de riesgos de seguridad.
9 DERECHOS DE LOS TITULARES. SERPEL S.A.S. Informa a los titulares que, conforme a la legislación vigente, estos tienen el derecho de conocer, actualizar, rectificar su información, y/o revocar la autorización para su tratamiento. En particular, son derechos de los titulares según se establece en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012:
- a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales,
- b) Solicitar prueba de la autorización otorgada,
- c) Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
- d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley,
- e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato,
- f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
a. Persona encargada de peticiones, consultas y reclamos. La persona encargada de atender las peticiones, consultas y reclamos de los titulares para ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos y revocar su autorización es XIMENA POSADA REYES
b. Procedimiento para ejercer sus derechos. En caso de que desee ejercer sus derechos, el titular deberá enviar un correo electrónico o físico a las direcciones de contacto establecidas en la presente Política de Privacidad.
c. Peticiones y Consultas Sobre Datos Personales. Cuando el titular de los datos o sus causahabientes deseen consultar la información que reposa en la base de datos, SERPEL S.A.S. responderá la solicitud en plazo de máximo diez (10) días hábiles. En cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al usuario, se le expresará los motivos de la demora y se le señalará la fecha en que se atenderá su consulta, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
d. Revocación de autorización, retiro o supresión de la Base de Datos y reclamos sobre Datos Personales. Cuando el titular de los datos o sus causahabientes consideren que la información contenida en las bases de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante SERPEL S.A.S., el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a SERPEL S.A.S. Con la identificación de los Titulares, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y se anexarán los documentos que se quieran hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, SERPEL S.A.S. podrá requerir al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que SERPEL S.A.S. no sea competente para resolver el reclamo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al Titular, con lo cual quedará relevada de cualquier reclamación o responsabilidad por el uso, rectificación o supresión de los datos.
2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al Titular los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
10. CONTACTO. Cualquier duda o información adicional será recibida y tramitada mediante su envío a las direcciones de contacto establecidas en la presente Política de Privacidad.
11. PERÍODO DE VIGENCIA DE LA BASE DE DATOS. Los datos personales incorporados en la Base de Datos estarán vigentes durante el plazo necesario para cumplir sus finalidades.
12. CAMBIOS EN LA POLÍTICA DE PRIVACIDAD. Cualquier cambio sustancial en las políticas de Tratamiento, será comunicado oportunamente a los Titulares mediante la publicación en nuestros portales web.
13. LEGISLACIÓN VIGENTE. La legislación nacional vigente en materia de protección de datos personales está contenida en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y la Ley 1266 de 2008 y las normas que lo modifiquen o complementen.